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Arend & Elias Institute of Global Health, Innovation and Research e.V. i.G.
Grubenstraße 20, 18055 Rostock
✉ emea@aeghir.org | ☎ +49 (0)381-4402727

V.i.S.d.P. Dr. Gesine Weckmann

Privacy Policy

ENGLISH (for a German Version: see above)

1. Entity receiving and working with the data:
Arend & Elias Institute of Global Health, Innovation and Research e.V. i.G.
Grubenstraße 20, 18055 Rostock
✉ emea@aeghir.org | ☎ +49 (0)381-4402727

2. Data Protection Officer
If you have any questions about data protection, you can contact our Data Protection Officer:
C. Jol, who can be contacted via: emea ((at)) aeghir.de.

3. Purposes of Data Processing
We process personal data for the following purposes:
* Conducting and managing research projects
* Fulfilling legal obligations in the context of research and teaching
* Communication with research partners, students, and interested parties
* Administration of events, courses, and online offerings
* Publication of scientific results (only with an appropriate legal basis)
* Ensuring IT and data security

4. Legal Regulations
The processing of personal data is carried out in accordance with:
* Art. 6(1)(a) GDPR – consent of the data subject
* Art. 6(1)(b) GDPR – performance of a contract or steps prior to entering into a contract
* Art. 6(1)(c) GDPR – compliance with a legal obligation
* Art. 6(1)(e) GDPR – performance of a task carried out in the public interest (research)
* Art. 6(1)(f) GDPR – legitimate interests (e.g. communication, IT security)

5. Categories of Personal Data
Depending on the purpose, we may process:
* Contact details (name, address, email, phone number)
* Professional and role-related data (institution, position)
* Contract and payment data (for course bookings)
* Research data (including health or social data – only with consent and under special protection measures in accordance with Art. 9 GDPR)
* IT usage data (e.g. IP addresses, log files)

6. Retention Period
We store personal data only for as long as necessary to fulfill the purposes or as required by statutory retention periods. After that, the data will be deleted or anonymized.

7. Recipients of the Data
Personal data is only shared with:
* Internal staff bound by confidentiality
* Research partners or funding institutions when project-related and legally justified
* Data processors (e.g. IT service providers) in accordance with Art. 28 GDPR
* Public authorities if required by law

8. Transfers to Third Countries
Personal data is only transferred to countries outside the EU/EEA if:
* An adequacy decision by the European Commission exists, or
* Appropriate safeguards are in place (e.g. Standard Contractual Clauses), or
* You have explicitly consented to it

9. Rights of Data Subjects
Under the GDPR, you have in particular the following rights:
* **Access** to your stored data (Art. 15 GDPR)
* **Rectification** of inaccurate data (Art. 16 GDPR)
* **Erasure** (“right to be forgotten”) – Art. 17 GDPR
* **Restriction** of processing (Art. 18 GDPR)
* **Data portability** (Art. 20 GDPR)
* **Objection** to processing (Art. 21 GDPR)
* **Withdrawal** of consent given (Art. 7(3) GDPR)
To exercise your rights, please contact us using the contact details in Section 1.

10. Data Security
We apply technical and organizational measures to protect personal data against loss, misuse, and unauthorized access. These measures are regularly reviewed and adapted to the state of the art.

11. Obligation to Provide Data
For certain purposes (e.g. participation in research projects, course bookings), providing personal data is necessary. Without such data, participation or contract fulfillment may not be possible.

12. Automated Decision-Making
We do not use automated decision-making or profiling as defined by Art. 22 GDPR.

13. Changes to this Privacy Policy
We reserve the right to amend this Privacy Policy if necessary to reflect changes in our data processing or legal requirements.

14. Right to Lodge a Complaint
You have the right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority, in particular in the EU Member State of your place of residence, place of work, or the alleged infringement.

GERMAN (for the English Version: see above)

1. Verantwortlicher

Arend & Elias Institute of Global Health, Innovation and Research e.V. i.G.
Grubenstraße 20
18055 Rostock
✉ emea@aeghir.org
☎ +49 (0)381-4402727

2. Datenschutzbeauftragter

Falls Sie Fragen zum Datenschutz haben, können Sie unseren Datenschutzbeauftragten kontaktieren:
C. Jol, who can be contacted via: emea ((at)) aeghir.de.

3. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:

• Durchführung und Verwaltung von Forschungsprojekte:
  
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten im Rahmen von unserer Projektarbeit
• Kommunikation mit Forschungspartnern, Mitgliedern und Interessenten
• Verwaltung von Veranstaltungen und Projekten
• Veröffentlichung wissenschaftlicher Ergebnisse (nur mit entsprechender Rechtsgrundlage)
• Sicherstellung der IT- und Datensicherheit

4. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung der betroffenen Person
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen
• Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO – Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse (Forschung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Wahrung berechtigter Interessen (z. B. Kommunikation, IT-Sicherheit)

5. Kategorien personenbezogener Daten

Abhängig vom jeweiligen Zweck können wir verarbeiten:

• Kontaktdaten (Name, Anschrift, E-Mail, Telefonnummer)
• Berufs- und Funktionsdaten (Institution, Position)
• Vertrags- und Zahlungsdaten (bei Kursbuchungen)
• Forschungsdaten (inkl. Gesundheits- oder Sozialdaten – nur mit Einwilligung und unter besonderen Schutzmaßnahmen nach Art. 9 DSGVO)
• IT-Nutzungsdaten (z. B. IP-Adressen, Logfiles)

6. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die Erfüllung der Zwecke erforderlich ist oder wie gesetzliche Aufbewahrungsfristen es verlangen. Danach werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

7. Empfänger der Daten

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur:

• An interne Mitarbeitende, die der Vertraulichkeit verpflichtet sind
• An Forschungspartner oder Förderinstitutionen, wenn dies projektbezogen notwendig ist und eine Rechtsgrundlage besteht
• An Auftragsverarbeiter (z. B. IT-Dienstleister) gemäß Art. 28 DSGVO
• An Behörden, sofern gesetzlich vorgeschrieben

8. Drittlandübermittlung

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer (außerhalb der EU/des EWR) erfolgt nur, wenn:

• Ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vorliegt oder
• Geeignete Garantien bestehen (z. B. Standardvertragsklauseln)
• Sie ausdrücklich eingewilligt haben

9. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über die gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) – Art. 17 DSGVO
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die im Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten.

10. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff zu schützen. Diese Maßnahmen werden regelmäßig überprüft und an den Stand der Technik angepasst.

11. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Für bestimmte Zwecke (z. B. Teilnahme an Forschungsprojekten, Buchung von Kursen) ist die Bereitstellung personenbezogener Daten erforderlich. Ohne diese Daten ist eine Teilnahme oder Vertragserfüllung möglicherweise nicht möglich.

12. Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir verwenden keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, um Änderungen in der Datenverarbeitung oder rechtliche Entwicklungen zu berücksichtigen.

14. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes.